Aneks 2019

ANEKS
DO REGULAMINU OGÓLNOPOLSKIEJ AKCJI CHARYTATYWNEJ
„POMÓŻ DZIECIOM PRZETRWAĆ ZIMĘ”
przyjęty przez Główny Społeczny Komitet Organizacyjny Akcji
w dniu 21 października 2019

1. Siedziba Głównego Społecznego Komitetu Organizacyjnego Akcji /dalej GSKO/ przy Radiu Lublin S.A. mieści się w Polskim Radiu Lublin S.A.: 20-030 LUBLIN ul. Obrońców Pokoju 2; tel. (81) 53-64-260, (81) 53-64-271, fax (81) 53-64-321.

2. Zaszczytny obowiązek współorganizowania Akcji wraz z Głównym Społecznym Komitetem Organizacyjnym przyjęły:

– Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Lublinie
– Caritas Archidiecezji Lubelskiej
– Polski Czerwony Krzyż – Lubelski Oddział Okręgowy
– Towarzystwo Przyjaciół Dzieci – Lubelski Oddział Regionalny
– Centrum Duszpasterstwa Młodzieży Archidiecezji Lubelskiej
– Katolickie Stowarzyszenie Młodzieży Archidiecezji Lubelskiej
– Bractwo Miłosierdzia im. św. Brata Alberta

przy wsparciu:

– Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego
– Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego
– Urzędu Miasta Lublin
– Kuratorium Oświaty w Lublinie
– Komendy Wojewódzkiej Policji w Lublinie
– Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Lublinie
– Ochotniczej Służby Ratowniczej w Lublinie

3. Przedstawiciele wymienionych wyżej podmiotów wchodzą w skład GSKO. Do składu GSKO każdorazowo wchodzi/wchodzą także reprezentant/reprezentanci Radia Lublin S.A. oraz osoby indywidualne,  zaproszone przez Przewodniczącego GSKO.

4. Czynności przygotowawcze do Akcji, zgodnie z przyjętym przez Główny Społeczny Komitet Organizacyjny Terminarzem, rozpoczną się 22 października 2019 r,. a wydawanie materiałów akcyjnych – 12 listopada 2019 r.

5. W ramach tegorocznej edycji Akcji PDPZ, podobnie jak w latach ubiegłych, organizowane będą dwa rodzaje zbiórek:
– stacjonarne (niepubliczne)
– publiczne

6. Zbiórki w ramach Akcji PDPZ prowadzone są w oparciu o ustawę z dnia 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek (Dz.U.2017.0.1223 t.j.), Regulamin Akcji oraz niniejszy Aneks. Cel zbiórki zawarty jest w logo oraz nazwie Akcji. Informacje szczegółowe znajdują się we Wskazówkach dotyczących sposobu organizowania i prowadzenia Akcji  (kliknij link do Wskazówek).

7. Do prowadzenia zbiórki stacjonarnej (niepublicznej), zgodnie z przepisami ustawy, wystarczy zarejestrowany Sztab Akcji, który powinien liczyć co najmniej jedną osobę – Szefa Sztabu (kliknij w zarejestrowane Sztaby Akcji) oraz odebranie materiałów Akcyjnych 

Zasady prowadzenia zbiórki określone są we Wskazówkach:
– Wolontariusze posiadają Identyfikatory
– należy wcześniej ogłosić miejsca zbiórki
– obowiązuje oznakowanie miejsca zbiórki plakatami Akcji
– Wolontariusze dysponują słoneczkami dla Ofiarodawców oraz
dokumentami informacyjnymi (kliknij link do Wskazówek)

8. Warunkiem ustawowym podjęcia zbiórki publicznej niezbędne jest utworzenie przez Wolontariuszy danego Sztabu Akcji – Społecznego Komitetu Organizacyjnego (SKO), a następnie zgłoszenie zbiórki na portalu zbiorki.gov.pl
GSKO przypomina, że do powołania SKO konieczne są co najmniej trzy osoby, spełniające warunki m. in. pełnoletniości i niekaralności, podpisujące wniosek.
Zbiórki publiczne, zgodnie z przepisami ustawy, mogą rozpocząć się po ukazaniu się zgłoszenia oraz numeru zbiórki na portalu zbiórki.gov.pl; pozostałe uwarunkowania są identyczne jak dla zbiórek stacjonarnych Akcji PDPZ.

9. Wniosek do MSWiA należy uzupełnić dokumentem /aktem/ powołania SKO oraz kopią zgłoszenia zarejestrowanego wcześniej Sztabu. Zawarte w zarejestrowanym Zgłoszeniu potwierdzenie przyjęcia Regulaminu Akcji PDPZ uprawnia do nadania Komitetowi prawnie chronionej nazwy Akcji.

10. Pełna nazwa SKO przyjmuje ustandaryzowaną formę:

Ogólnopolska Akcja Charytatywna Pomóż Dzieciom Przetrwać Zimę 2019 Społeczny Komitet Organizacyjny przy /nazwa podmiotu/ w /miejscowość/
nazwa zbiórki: Pomóż Dzieciom Przetrwać Zimę

i takie dane należy wpisać we wniosku do MSWiA;

11. Zbiórki w ramach XXVII Akcji PDPZ kończą się 23 grudnia 2019 r. i tak należy wpisać we wniosku do MSWiA.

12. Wielka Uliczna Zbiórka Darów w ramach Akcji PDPZ 2019 (WUZD) została zaplanowana i uzgodniona na dzień 24 listopada 2019 r. i w rozumieniu przepisów prawa jest zbiórką publiczną.

13. Przekazanie zebranych darów Współorganizatorom Akcji powinno nastąpić niezwłocznie po ich zebraniu. GSKO oczekuje, że nie później jednak niż do 31 grudnia 2019 r.

14. Protokoły po zbiórce oraz protokoły przekazania /tzw. przekazówki/ nadal obowiązują; wzory wszystkich dokumentów są do pobrania na pdpz.pl w zakładce ‘jak założyć Sztab

15. W sprawozdaniu do MSWiA, przesyłanym do 24 stycznia 2020 r. /wymóg ustawy/, SKO prowadzące zbiórki publiczne zamieszczają asortyment darów i łączną ich wagę z dokładnością do dekagrama. Za również prawidłowe przyjmuje się wymienienie tylko dwóch kategorii z podziałem na żywność i nieżywność.

16. Informacje do Biura Organizacyjnego Akcji w Lublinie przesyłają zarówno SKO, jak i Sztaby , które nie uczestniczą w zbiórkach publicznych. Te informacje umożliwią podsumowanie Akcji w skali kraju (na oficjalnej stronie Akcji www.pdpz.pl).

17. Nieprzekraczalny termin nadsyłania informacji o zebranych darach do Biura Organizacyjnego Akcji w Lublinie to 14 stycznia 2020 r. GSKO nie wymaga przesyłania protokołów po zbiórkach ani przekazówek; wystarczy autoryzowana informacja od Szefa Sztabu. W/w dokumentacja (protokoły, przekazówki) pozostaje docelowo w dyspozycji Szefa Sztabu.

18. W dotychczasowej praktyce rozdysponowywanie darów przez Współorganizatorów na rzecz beneficjentów Akcji (raportowanie ilości obdarowanych Dzieci/Rodzin/Ośrodków) odbywało się w terminie późniejszym w oddzielnym dokumencie. W oparciu o doświadczenia roku ubiegłego GSKO podtrzymuje, że w/w dane można w szczególnych przypadkach (np. Domy Dziecka) potwierdzić na dokumencie/dokumentach przekazówek już w chwili przekazywania zebranych darów Współorganizatorowi. Przyśpieszy to i ułatwi całą procedurę, pozwalając szybciej złożyć wymaganą informację do MSWiA (część druga sprawozdania). 

19. Informację o obdarowanych (Dzieci/Rodziny) należy nadesłać również do Biura Organizacyjnego Akcji w Lublinie.

20. Wszelkie prawa dotyczące tytułu (nazwy) Akcji i logo – znaku graficznego Akcji „POMÓŻ DZIECIOM PRZETRWAĆ ZIMĘ” są prawnie zastrzeżone.

21. Zgody na użycie logo Akcji „POMÓŻ DZIECIOM PRZETRWAĆ ZIMĘ” może udzielić wyłącznie Radio Lublin S.A. Wyrażona zgoda może określać zakres dozwolonego użycia. Sztaby Akcji/SKO uzyskują prawo używania logo i nazwy Akcji PDPZ dopiero po zarejestrowaniu.

22. Tytułu (nazwy) oraz logo (znaku graficznego) Akcji „POMÓŻ DZIECIOM PRZETRWAĆ ZIMĘ”, zawierających w swej treści podstawowy cel prowadzonych zbiórek, nie wolno użyć w jakichkolwiek celach reklamowych. W szczególności publikowane podziękowania dla ofiarodawców nie mogą być formą reklamy żadnej firmy lub produktu.

23. Integralną częścią programu Akcji są Przyjazne Media, które:
– propagują ideę Akcji
– przekazują informacje o miejscach i terminach zbiórek
– publikują podziękowania dla ofiarodawców
– organizują Sztaby Akcji lub SKO w swoich siedzibach

24. Podziękowania dla ofiarodawców powinny być przekazywane jedynie w czasie trwania zbiórek oraz w okresie sprawozdawczości akcyjnej tj. do 24 stycznia 2020 r. Powinny się ukazywać we wcześniej określonych odcinkach czasu antenowego oraz na łamach innych Przyjaznych Mediów. Powyższe zastrzeżenie nie obejmuje oficjalnej strony internetowej Akcji www.pdpz.pl, funkcjonującej nieprzerwanie.

25. Zgłoszenia Sztabu do udziału w Akcji PDPZ dokonuje się w dotychczasowym trybie poprzez wypełnienie e-formularza.

26. Do chwili weryfikacji Sztab otrzymuje status „oczekujący na rejestrację”, a po pozytywnej weryfikacji – status „zarejestrowany”.

27. Podanie adresu e-mail oraz nr telefonu kontaktowego jest niezbędne, ponieważ uwierzytelnia Szefa Sztabu oraz Jego późniejszą wymianę korespondencji/informacji.  Powyższe przewiduje instrukcja nt. ochrony danych osobowych w Akcji PDPZ, stanowiąca załącznik do niniejszego Aneksu.

28. W uzasadnionych przypadkach Główny Społeczny Komitet Organizacyjny Akcji może nie podjąć współpracy z osobami, które deklarują wolę założenia Sztabu Akcji bez przedstawienia uzasadnienia lub wstrzymać proces rejestracji do czasu wyjaśnienia wszystkich występujących wątpliwości.

29. Wolontariusze Akcji działają w ramach zarejestrowanych Sztabów Akcji i Społecznych Komitetów Organizacyjnych Akcji (SKO).

30. Wolontariuszom Sztabów, które nie prowadzą zbiórek publicznych, a w szczególności Wolontariuszom SKO /wymóg ustawowy/, GSKO proponuje wzór Identyfikatora Akcji, stanowiący załącznik do niniejszego Aneksu. Identyfikator wydaje Wolontariuszom Szef Sztabu lub Przewodniczący SKO, opatrując identyfikator numerem otrzymanym w procesie rejestracji oraz nadaną sygnaturą zbiórki publicznej (tylko SKO).

31. Sprawozdawczość akcyjna prowadzona jest w kilogramach z dokładnością ograniczoną do dwóch miejsc po przecinku (całkowita liczba dekagramów).

32. Podczas akcyjnych zbiórek nie zbieramy:

– lekarstw ani też innych, szeroko rozumianych, środków farmakologicznych
– nietypowych darów
– darów o dużej wartości materialnej (mebli, sprzętu komputerowego i AGD)
– przedmiotów o dużych wymiarach.

Jeżeli ofiarodawca wyraża wolę przekazania tego typu darów, należy wskazać osobę lub np. placówkę szkolno-wychowawczą, do której/ których, według posiadanej wiedzy, można dar przekazać.

33. Należy w drodze kampanii informacyjnej zachęcać ofiarodawców do przekazywania odzieży i obuwia w jak najlepszym stanie lub nieużywanego, podobnie jak i wszystkich innych darów, które nie są  żywnością.

34. Rozdział zebranych darów odbywa się zawsze z uwzględnieniem intencji tych, którzy je zebrali.

35. Począwszy od Jubileuszowej XXV Akcji pomoc kierowana jest również do innych osób, będących w trudnej sytuacji życiowej i materialnej. Zgodnie z ideą Akcji: „Podziel się tym, co masz”, dzielimy się sercem i darami również z Dziećmi Polonii w odpowiedzi na przychodzące listy. GSKO wyraża nadzieję, że powyższa inicjatywa wpisze się na stałe w tradycję Akcji PDPZ.

36. Biuro Organizacyjne Akcji (BOA) jest ciałem pomocniczym, wspomagającym w realizacji zadań Pełnomocnika Radia Lublin S.A, Przewodniczącego GSKO oraz Szefa Sztabu Akcji nr 1 przy Radiu Lublin S.A. Zadaniem Biura jest wykonywanie pomocniczych czynności, wynikających z zasad prowadzenia Akcji, niezbędnych dla sprawnego (i zgodnego z Regulaminem oraz literą prawa) przeprowadzenia Akcji PDPZ 2019.

37. Biuro Organizacyjne Akcji, jego siedziba, wyposażenie są darem Radia Lublin S.A.

38. Oficjalna strona Akcji – www.pdpz.pl oraz związana z nią obsługa systemu informatycznego Akcji PDPZ stanowią dar ciągły Ochotniczej Służby Ratowniczej w Lublinie.

39. Wzory: pieczęci, Identyfikatora oraz aktualnie obowiązujących druków i formularzy akcyjnych, jako załączniki, stanowią integralną część Aneksu.

40. Główny Społeczny Komitet Organizacyjny Akcji PDPZ rozwiązuje się w wyniku podjętej uchwały.

O G Ó L N O P O L S K A
AKCJA CHARYTATYWNA

"POMÓŻ DZIECIOM PRZETRWAĆ ZIMĘ"

Zgodnie z ideą i regulaminem Akcji

1zl1

NIE ZBIERAMY PIENIĘDZY

ZBIERAMY TYLKO I WYŁĄCZNIE DARY RZECZOWE:

odzież, obuwie, zabawki, książki, słodycze, żywność długoterminową, ziemiopłody

DARY PRZEKAZANE ZOSTANĄ DZIECIOM POTRZEBUJĄCYM
Z RODZIN WIELODZIETNYCH, NIEPEŁNYCH, ROZBITYCH
BĘDĄCYM W TRUDNEJ SYTUACJI MATERIALNEJ,
DZIECIOM NIEPEŁNOSPRAWNYM PODOPIECZNYM DOMÓW DZIECKA,
ŚWIETLIC ŚRODOWISKOWYCH, SCHRONISK, SIEROCIŃCÓW
A TAKŻE INNYCH PLACÓWEK SZKOLNO - WYCHOWAWCZYCH I OPIEKUŃCZYCH

Zgodnie z tradycją Akcji Sztaby organizują zbiórki
z myślą o Dzieciach w najbliższym otoczeniu

Zachęcamy ofiarodawców do przyłożenia wszelkich starań,
aby szczególnie przekazywana odzież czy obuwie (tak jak i wszystkie dary nie będące żywnością)
były w jak najlepszym stanie lub nieużywane