Aneks 2021

ANEKS
DO REGULAMINU OGÓLNOPOLSKIEJ AKCJI CHARYTATYWNEJ
„POMÓŻ DZIECIOM PRZETRWAĆ ZIMĘ”
przyjęty przez Główny Społeczny Komitet Organizacyjny Akcji
w dniu 25 października 2021

1. Siedziba Głównego Społecznego Komitetu Organizacyjnego Akcji /dalej GSKO/ przy Radiu Lublin S.A. mieści się w Polskim Radiu Lublin S.A.: 20-030 LUBLIN ul. Obrońców Pokoju 2; tel. (81) 53-64-260, (81) 53-64-271, fax (81) 53-64-321.

2. Zaszczytny obowiązek współorganizowania Akcji wraz z Głównym Społecznym Komitetem Organizacyjnym przyjęły:

– Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Lublinie
– Caritas Archidiecezji Lubelskiej
– Polski Czerwony Krzyż – Lubelski Oddział Okręgowy
– Towarzystwo Przyjaciół Dzieci – Lubelski Oddział Regionalny
– Centrum Duszpasterstwa Młodzieży Archidiecezji Lubelskiej
– Bractwo Miłosierdzia im. św. Brata Alberta w Lublinie
– Katolickie Stowarzyszenie Młodzieży Archidiecezji Lubelskiej

przy wsparciu:

– Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego
– Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego
– Urzędu Miasta Lublin
– Kuratorium Oświaty w Lublinie
– Komendy Wojewódzkiej Policji w Lublinie
– Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Lublinie
– Ochotniczej Służby Ratowniczej w Lublinie

3. Przedstawiciele wymienionych wyżej podmiotów wchodzą w skład GSKO. Do składu GSKO każdorazowo wchodzi/wchodzą także reprezentant/reprezentanci Radia Lublin S.A. oraz osoby indywidualne, zaproszone przez Przewodniczącego GSKO.

4. Czynności przygotowawcze do Akcji, zgodnie z przyjętym przez Główny Społeczny Komitet Organizacyjny Terminarzem, rozpoczną się 13 października 2021 r.,  rejestracja Sztabów Akcji od 2 listopada 2021, a wydawanie materiałów akcyjnych od 15 listopada 2021 r.

5. Zbiórki w ramach Akcji PDPZ prowadzić należy w oparciu o treść ustawy z dn. 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek (Dz.U. z 2020 r., poz. 1672), Regulamin Akcji oraz niniejszy Aneks. Cel zbiórki zawarty jest w logo oraz nazwie Akcji. Informacje szczegółowe znajdują się we Wskazówkach 2021 dotyczących sposobu organizowania i prowadzenia Akcji.

6. Do prowadzenia zbiórki niepublicznej, zgodnie z przepisami ustawy, wystarczy zarejestrowany Sztab Akcji, który powinien liczyć co najmniej jedną osobę – Szefa Sztabu (kliknij w zarejestrowane Sztaby Akcji) oraz odebranie materiałów akcyjnych. Do prowadzenia zbiórki publicznej niezbędna jest rejestracja na portalu zbiórki.gov.pl (patrz dalej p. 8)

7. Zasady prowadzenia zbiórki określone są szczegółowo we Wskazówkach na rok 2021, przy czym najważniejsze to:
– Wolontariusze posiadają Identyfikatory
– należy wcześniej ogłosić miejsca zbiórki
– obowiązuje oznakowanie miejsca zbiórki plakatami Akcji
– Wolontariusze dysponują słoneczkami dla Ofiarodawców oraz dokumentami informacyjnymi
– Wolontariusze przestrzegają aktualnych przepisów sanitarnych, a w szczególności Rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 6 maja 2021 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu  epidemii (Dz. U. z 2021 r., poz. 861 z późn.zm.) oraz wytycznych GIS w zakresie przeciwdziałania rozprzestrzeniania się wirusa SARS-CoV-2 wydanych na podstawie art. 8a ust. 5 pkt 2 ustawy z dn. 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

8. Warunkiem ustawowym podjęcia zbiórki publicznej niezbędne jest utworzenie przez Wolontariuszy danego Sztabu Akcji – Społecznego Komitetu Organizacyjnego (SKO), a następnie zgłoszenie zbiórki na portalu zbiorki.gov.pl
GSKO przypomina, że do powołania SKO konieczne są co najmniej trzy osoby, spełniające warunki m. in. pełnoletniości i niekaralności, podpisujące wniosek.
Zbiórki publiczne, zgodnie z przepisami ustawy, mogą rozpocząć się po ukazaniu się zgłoszenia oraz numeru zbiórki na portalu zbiórki.gov.pl

9. Za przestrzeganie obostrzeń epidemicznych w trakcie prowadzonych zbiórek indywidualna odpowiedzialność spoczywa na Szefie Sztabu Akcji i/lub zarejestrowanym na bazie tego Sztabu SKO (Społecznym Komitecie Organizacyjnym w rozumieniu Ustawy).

10. Wniosek do MSWiA należy uzupełnić dokumentem /aktem/ powołania SKO oraz kopią zgłoszenia zarejestrowanego wcześniej Sztabu. Zawarte w zarejestrowanym Zgłoszeniu potwierdzenie przyjęcia Regulaminu Akcji PDPZ uprawnia do nadania Komitetowi prawnie chronionej nazwy Akcji.

11. Pełna nazwa SKO przyjmuje ustandaryzowaną formę:

Społeczny Komitet Organizacyjny akcji Pomóż Dzieciom Przetrwać Zimę 2021 przy/nazwa podmiotu/ w /miejscowość/
nazwa zbiórki: Pomóż Dzieciom Przetrwać Zimę 2021

i takie dane należy wpisać we wniosku do MSWiA.

12. Zbiórki w ramach XXIX Akcji PDPZ kończą się 18 grudnia 2021 r. i tak należy wpisać we wniosku do MSWiA.

13. Wielka Uliczna Zbiórka Darów w ramach Akcji PDPZ decyzją GSKO w roku 2021 jest ODWOŁANA. Nie przewiduje się również zorganizowania Głównego Magazynu Akcji.

14. Przekazanie zebranych darów Współorganizatorom Akcji powinno nastąpić niezwłocznie po ich zebraniu. GSKO oczekuje, że nie później jednak niż do 31 grudnia 2021 r.

15. Protokoły po zbiórce oraz protokoły przekazania /tzw. przekazówki/ nadal obowiązują; wzory wszystkich dokumentów są do pobrania na pdpz.pl w zakładce ‘jak założyć Sztab’.

16. W sprawozdaniu do MSWiA, (część pierwsza) przesłanym do 18 stycznia 2022 r. /wymóg ustawowy-30 dni od zakończenia zbiórek/, SKO prowadzące zbiórki publiczne zamieszczają asortyment darów i łączną ich wagę z dokładnością do dekagrama. Za również prawidłowe przyjmuje się wymienienie tylko dwóch kategorii z podziałem na żywność i nieżywność.

17. Informacje do Biura Organizacyjnego Akcji w Lublinie przesyłają zarówno SKO, jak i Sztaby, które nie uczestniczą w zbiórkach publicznych. Te informacje umożliwią podsumowanie Akcji w skali kraju (na oficjalnej stronie Akcji www.pdpz.pl).

18. Termin nadsyłania informacji o zebranych darach do Biura Organizacyjnego Akcji w Lublinie to również 18 stycznia 2022 r. GSKO nie wymaga przesyłania protokołów po zbiórkach ani przekazówek; wystarczy autoryzowana informacja od Szefa Sztabu. W/w dokumentacja (protokoły, przekazówki) pozostaje docelowo w dyspozycji Szefa Sztabu.

19. W dotychczasowej praktyce rozdysponowywanie darów przez Współorganizatorów na rzecz beneficjentów Akcji (raportowanie ilości obdarowanych Dzieci/Rodzin/Ośrodków) odbywało się w terminie późniejszym w oddzielnym dokumencie. W oparciu o doświadczenia lat ubiegłych, GSKO podtrzymuje, że w/w dane można w szczególnych przypadkach (np. Domy Dziecka) potwierdzić na dokumencie/dokumentach przekazówek już w chwili przekazywania zebranych darów Współorganizatorowi. Przyśpieszy to i ułatwi całą procedurę, pozwalając szybciej złożyć wymaganą informację do MSWiA (część druga sprawozdania).

20. Informacje o obdarowanych (Dzieci/Rodziny/Ośrodki) należy nadesłać również do Biura Organizacyjnego Akcji w Lublinie (do końca stycznia 2022).

21. Wszelkie prawa dotyczące tytułu (nazwy) Akcji i logo – znaku graficznego Akcji „POMÓŻ DZIECIOM PRZETRWAĆ ZIMĘ” są prawnie zastrzeżone.

22. Zgody na użycie logo Akcji „POMÓŻ DZIECIOM PRZETRWAĆ ZIMĘ” może udzielić wyłącznie Radio Lublin S.A. Wyrażona zgoda może określać zakres dozwolonego użycia. Sztaby Akcji/SKO uzyskają prawo używania logo i nazwy Akcji PDPZ po zarejestrowaniu (www.sztaby.pdpz.pl).

23. Tytułu (nazwy) oraz logo (znaku graficznego) Akcji „POMÓŻ DZIECIOM PRZETRWAĆ ZIMĘ”, zawierających w swej treści podstawowy cel prowadzonych zbiórek, nie wolno użyć w jakichkolwiek celach reklamowych. W szczególności publikowane podziękowania dla ofiarodawców nie mogą być formą reklamy żadnej firmy lub produktu.

24. Integralną częścią programu Akcji są Przyjazne Media, które:
– propagują ideę Akcji
– przekazują informacje o miejscach i terminach zbiórek
– publikują podziękowania dla ofiarodawców
– organizują Sztaby Akcji/SKO w swoich siedzibach

25. Podziękowania dla ofiarodawców powinny być przekazywane jedynie w czasie trwania zbiórek oraz w okresie sprawozdawczości akcyjnej tj. do 18 stycznia 2022 r. Powinny ukazywać się we wcześniej określonych odcinkach czasu antenowego oraz na łamach innych Przyjaznych Mediów. Powyższe zastrzeżenie nie obejmuje oficjalnej strony internetowej Akcji www.pdpz.pl, funkcjonującej nieprzerwanie.

26. Zgłoszenia Sztabu do udziału w Akcji PDPZ dokonuje się w dotychczasowym trybie poprzez wypełnienie e-formularza.

27. Do chwili weryfikacji Sztab otrzymuje status „oczekujący na rejestrację”, a po pozytywnej weryfikacji – status „zarejestrowany” (www.sztaby.pdpz.pl).

28. Podanie adresu e-mail oraz nr telefonu kontaktowego jest niezbędne, ponieważ uwierzytelnia Szefa Sztabu oraz Jego późniejszą wymianę korespondencji/informacji.  Powyższe przewiduje instrukcja nt. ochrony danych osobowych w Akcji PDPZ, stanowiąca załącznik do niniejszego Aneksu.

29. W uzasadnionych przypadkach Główny Społeczny Komitet Organizacyjny Akcji może nie podjąć współpracy z osobami, które deklarują wolę założenia Sztabu Akcji bez przedstawienia uzasadnienia lub wstrzymać proces rejestracji do czasu wyjaśnienia wszystkich występujących wątpliwości. Decyzją GSKO w roku 2021 osoby prywatne nie mogą zarejestrować Sztabu Akcji PDPZ.

30. Wolontariusze Akcji działają w ramach zarejestrowanych Sztabów Akcji oraz Społecznych Komitetów Organizacyjnych Akcji (SKO); jak wskazano w p. 29 w tym roku rejestrowane będą wyłącznie Sztaby Akcji PDPZ zakładane przy podmiotach posiadających osobowość prawną.

31. Wolontariusze Sztabów, prowadzący zbiórkę, legitymują się wobec Ofiarodawców Identyfikatorem Akcji PDPZ (wzór Identyfikatora Akcji PDPZ 2021 stanowi załącznik do niniejszego Aneksu). Identyfikator wydaje Wolontariuszom Szef Sztabu Akcji i/lub Przewodniczący SKO, opatrując wcześniej Identyfikator numerem otrzymanym w procesie rejestracji Sztabu oraz nadaną sygnaturą zbiórki publicznej (tylko SKO).

32. Sprawozdawczość akcyjna prowadzona jest w kilogramach z dokładnością ograniczoną do dwóch miejsc po przecinku (całkowita liczba dekagramów).

33. Podczas akcyjnych zbiórek standardowo nie zbieramy:
– lekarstw ani też innych, szeroko rozumianych, środków farmakologicznych
– nietypowych darów
– darów o dużej wartości materialnej (mebli, sprzętu komputerowego i AGD)
– przedmiotów o dużych wymiarach.

34. Jeżeli ofiarodawca wyraża wolę przekazania tego typu darów (nietypowych), należy wskazać osobę lub np. placówkę szkolno-wychowawczą, do której/ których, według posiadanej wiedzy, można dar przekazać; zgodnie z tradycją Akcji rozdział zebranych darów odbywa się zawsze z uwzględnieniem intencji tych, którzy je zebrali.

35. Mając najlepsze rozeznanie co do potrzeb lokalnych, każdy Sztab może jednak indywidualnie określić asortyment zbieranych darów. Z uwagi na sytuację pandemiczną GSKO zdecydowanie odradza w tym roku zbieranie używanej odzieży/obuwia; należy w drodze kampanii informacyjnej zachęcać ofiarodawców do przekazywania odzieży i obuwia nieużywanego, podobnie jak i wszystkich innych darów, które nie są żywnością.

36. Począwszy od Jubileuszowej XXV Akcji pomoc kierowana jest (w miarę możliwości) również do innych osób, będących w trudnej sytuacji życiowej i materialnej – zgodnie z ideą Akcji: „Podziel się tym, co masz”.

37. Biuro Organizacyjne Akcji (BOA) jest organem pomocniczym GSKO, wspomagającym w realizacji zadań Pełnomocnika Radia Lublin S.A, Przewodniczącego GSKO oraz Szefa Sztabu Akcji Nr 1 przy Radiu Lublin S.A. Zadaniem Biura jest wykonywanie czynności wynikających z zasad prowadzenia Akcji, niezbędnych dla sprawnego (i zgodnego z Regulaminem oraz literą prawa) przeprowadzenia Akcji PDPZ 2021.

38. Siedziba Biura Organizacyjnego Akcji Pomóż Dzieciom Przetrwać Zimę  oraz jego wyposażenie są darem Radia Lublin S.A.

39. Oficjalna strona Akcji www.pdpz.pl oraz związana z nią obsługa systemu informatycznego Akcji PDPZ stanowią dar ciągły Ochotniczej Służby Ratowniczej w Lublinie.

40. Wzory: pieczęci, Identyfikatora oraz aktualnie obowiązujących druków i formularzy akcyjnych, jako załączniki, stanowią integralną część Aneksu.

41. Główny Społeczny Komitet Organizacyjny Akcji PDPZ rozwiązuje się po wypełnieniu celu, dla którego został powołany, o ile będzie to możliwe – w drodze przyjętej uchwały.